Индивидуальные студенческие работы


Организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая

Комплектование архива осуществляется в соответствии с принципами: Государственные и муниципальные архивы комплектуются документами Архивного фонда РФ, образующимися в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, предприятий и граждан имеющих историческое, организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая, социальное, экономическое, политическое или культурное значение. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая, организации Российской академии наук на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных документов.

Передача на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов [7].

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы. Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности.

При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов. При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

Комплектование государственного архива документами личного происхождения. Государственные архивы собирают документы писателей, художников, актёров и режиссеров, учёных, краеведов, коллекционеров и так далее.

  • Разграничительная дата между ними устанавливается на основе соответствующих законодательных актов о конкретном министерстве ведомстве;
  • Документы по личному составу ликвидированной организации независимо от формы собственности при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации поступают на хранение в архив;
  • Прием документов на временное, в том числе депозитарное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение; прием документов при условии их описания за счет собственника может проводиться по сдаточной описи поединично с составлением листов проверки наличия;
  • В случае ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в фонд ликвидированной организации, а незаконченные дела передаются для окончания производством организации-преемнику и включаются в фонд последней.

В составе личного фонда на государственное хранение принимаются следующие документы: Документы личного происхождения поступают в государственные архивы: В деле обеспечения сохранности исторических и культурных ценностей исключительно важен учёт.

Под учётом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учёта, принятых в архивном деле, отражение этого количества в учётных документах архивов и архивных органов. Основой учёта документов Архивного фонда РФ является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов.

Средство учёта документов является присвоение архивных шифров единицам хранения. Порядок государственного учёта документов Архивного фонда РФ основывается на принципах [8]: В соответствии со ст.

Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется Федеральным архивным агентством. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется Федеральным архивным агентством [9]. Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук.

Особому учёту подлежат особо ценные и уникальные документы. Учёт особо ценных документов ведётся по списку фондов, содержащих особо ценные дела, и описям особо ценных дел. Для учёта уникальных документов создан Государственный архив уникальных документов Архивного фонда РФ. Уникальными являются архивные документы, имеющие особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своём роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества, всего человечества.

Уникальному документу присваивается регистрационный номер в Государственном реестре уникальных документов, первые экземпляры листов уникальных документов формируются в тома в валовой последовательности их номеров по Государственному реестру и подлежат вечному хранению в службе Государственного реестра.

Таким образом, комплектование архива — это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем. Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

Организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая архива или архивного документа, находящегося в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности осуществляется только с согласия собственника.

Основными формами использования документов являются: Основными принципами использования документов Архивного фонда Организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая являются общедоступность и открытость, обеспечение информационных потребностей государства, общества и личности, законность поиска, получения использовании информации пользователем. Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы.

Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств информации об этих средствах, а также подлинников или копий необходимых ему документов.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска изучения архивных документов. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Государственные и муниципальные за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством Организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая Федерации могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук, архивы государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций предоставляют государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации [10]. Использование документов Архивного фонда РФ, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством.

Увеличение указанного срока в отношении отдельных архивных документов устанавливается постановлением Государственной Думы РФ по представлению Федеральным архивным агентством России. Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан об их здоровье, семейных интимных отношениях, имущественном положенииа также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливается на срок 75 лет со времени создания документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая жизни, а также сведения, создающие угрозу для организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая безопасности, может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

Граждане, учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии из архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в государственных архивах или архивах учреждений, организаций, предприятий, или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов.

Современный состав Архивного фонда Российской Федерации и его классификации

Это совершенно новый для нас носитель, который будет иметь все большее распространение в мире, и у нас в том организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая. Для этого нужна соответствующая материально-техническая база. Для оперативного поиска документа необходима компьютерная система поиска информации, что также требует соответствующего материально-технического обеспечения и обучения кадров, работы персонала, программного обеспечения [11].

Организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая каждым годом в органах власти и организациях все более актуальными становятся вопросы создания, организации и функционирования архивов электронных документов.

Еще большую остроту этим вопросам придали федеральная целевая программа "Электронная Россия" и аналогичные программы в субъектах федерации например, ГЦП "Электронная Москва".

Следует ожидать, что в ближайшие годы архивы электронных документов превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления.

В связи с этим проблемы хранения электронных информационных ресурсов и пути преодоления этих проблем приобретают ключевое значение в методологии организации такого рода архивов. Необходимо сразу отметить, что архив электронных документов - это не просто отдельный сервер, компьютер или место для складирования носителей с информацией.

Организация архивного фонда РФ

Это не только и не столько поисковая система, способная "выудить" нужную пользователю электронную информацию. Архив - это, прежде всего, технологии организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Проблемы по организации архивного хранения электронных документов будут не одинаковы для разных организаций. Они зависят как от организационно-правовой формы этих организаций, так и от видового состава документов, которые должны храниться в архиве, от задач, которые перед архивом стоят.

Но самое главное, эти различия зависят от установленных сроков хранения электронных документов. Например, опыт работы с электронными документами, накопленный в организациях при оперативном или кратковременном хранении, не всегда применим при организации государственного хранения электронных документов в государственных архивах. И наоборот, требования к учету электронных документов, их описанию и обеспечению сохранности, организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая при организации долговременного хранения, часто чрезмерны для хранения использования основной массы таких документов в организациях.

Поэтому всякий раз, затрагивая ту или иную проблему архивного хранения электронных документов, следует оговаривать сроки их хранения, находятся ли они [12]: Несмотря на то, что электронные документы появились несколько десятилетий назад решения в области их архивного хранения еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве.

К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: Если говорить об опыте организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая более 30 лет хранения электронных документов, то следует обращаться к практике зарубежных национальных архивных служб и корпоративных архивов.

На просторах СНГ первыми к организации государственного хранения электронных документов приступили в Республике Беларусь. Минск [13]который, по существу, является ведущим научным центром по разработке методик и практической работе с электронными документами в государственных архивах республик бывшего Советского Союза. Опыт хранения электронных документов в нашей стране гораздо меньше, чем в западных странах, и накапливаться он стал сравнительно недавно, максимум 15-20 лет.

Главным образом, это опыт, накопленный в организациях при оперативном использовании и хранении баз данных. Некоторые ведомственные архивы имеются в виду вычислительные центры при таких ведомствах как МВД ведут отдельные базы данных еще с советских времен. В настоящее время любая крупная или средняя организация и частная и государственная выделяют значительные средства на формирование и поддержание своих электронных информационных ресурсов.

Но это электронные документы, которые имеют практическое значение для органов власти, ведомств и организаций.

Реферат - Экспертиза ценности документов и комплектование Архивного Фонда РФ

Те же базы данных, которые выходят из оперативного использования, как правило, погибают. Наиболее наглядно это демонстрирует судьба баз данных, использовавшихся в ведомствах в 70-80-х гг. Архивная служба РФ и федеральные архивы, государственные архивы субъектов федерации только начинают рассматривать возможность комплектования электронными документами на постоянной основе.

Опыт здесь практически нулевой. Тем не менее, в последние годы в регионах были созданы специализированные архивы по государственному хранению электронных документов: Таким образом, архив электронных документов - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

Работы по обеспечению сохранности электронных документов можно разделить на три вида: Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов - проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальных условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов.

Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя. Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях - хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах.

Иногда по разным причинам возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. Для хранения же объемных и сложноструктурных баз данных и других информационных ресурсов например, научно-технических или издательскихчтобы не нарушать целостности данных, лучше использовать емкие электронные носители: Для архивного организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая электронных документов в пределах 5 лет любые современные носители электронной информации магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски вполне надежны.

При долговременном хранении электронных документов на организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая носителях лучшим решением будет использование оптических компакт-дисков CD. Они непритязательны в организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая и вполне надежны в течение 15-20 лет.

По истечении этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя так как невозможно будет считать информацию с CDили конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители. Второй и третий аспекты обеспечения сохранности гораздо сложнее. Они связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают.

Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами для их считывания. В организация комплектования архивного фонда Российской Федерации курсовая время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты и многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к. Устройства для считывания информации с оптических дисков скорее всего также со временем изменятся.

VK
OK
MR
GP