Индивидуальные студенческие работы


Организация документов в архиве организации курсовая

Решение проблемы тесно связывалось с применением технологий хранения, учета, разграничения доступа, создания новых единиц хранения, новых знаний на основе уже имеющихся и т. Сложно судить насколько была эффективна та или иная технология.

Они сохранились благодаря решению проблемы создания новых знаний на основе использования старых. Через тысячелетия их извлекают при раскопках и читают! Но, к сожалению, решение проблем учета, доступа и создания новых знаний на основе имеющихся отсутствует. Как индивидуум не может существовать без памяти о своем прошлом, так и общество в целом не может существовать без социальной памяти, организация документов в архиве организации курсовая в архивных документах.

Поэтому такой важной является задача сохранения историко-культурного наследия народов России, частью которого является Архивный фонд Российской Федерации — совокупность всех архивных документов страны. Все аспекты создания и работы архивов изучает специальная дисциплина — архивоведение. Наука об архивах в нашей стране существует около двухсот лет. В настоящее время под архивоведением понимают комплексную научную дисциплину, изучающую историю, теорию, современную организацию архивного дела как отрасли управления, архивные технологии, архивное право и другие направления, связанные с архивными документами.

Цель написания данной работы дать представление о том, насколько интересной, ответственной и важной является работа архивиста, показать некоторые из аспектов работы архива и подробно описать технологии организации использования архивных документов, которые складывались в нашей стране веками. Эти публикации посвящены общим проблемам сферы делопроизводства и архивного дела, всесторонне раскрывающий различные аспекты работы архива организации любой формы собственности, а также взаимодействие служб документационного обеспечения управления организации и архива.

Аспекты эти чрезвычайно многообразны и очень интересны. Авторы попытались изложить материал в привлекательной и доступной форме, избежать следования сухому языку ведомственных инструкций. Статьи предназначены, прежде всего, для практиков, не обязательно имеющих специальное образование в области архивного дела, и написаны с учетом опыта преподавательской деятельности авторов.

Откуда же берутся архивы? Одни возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы. Другие складывались в течение столетий. Третьи были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации. В деятельности государственных и негосударственных организаций, частных лиц создается организация документов в архиве организации курсовая количество документов, в совокупности представляющих собой Документальный фонд страны.

Наиболее ценная часть этих документов подлежит сохранению в архиве. Все архивные документы страны образуют Архивный фонд российской Федерации. Согласно Основам законодательства, Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

В состав Архивного фонда России входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида организация документов в архиве организации курсовая, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности, в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой.

Сложная и ответственная работа по распределению документов между архивами называется организацией документов в пределах Архивного фонда РФ. На практике организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых организация документов в архиве организации курсовая научно-методических решений, технических операций.

При этом учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов.

Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях: Доступ к документам архивного фонда РФ, являющегося частью национального и культурного достояния регламентирован федеральным законодательством.

Закон возлагает ответственность за соблюдение государственной тайны, а также охрану прав интересов граждан, конфиденциальная информация о которых имеется в архивных документах, на архивиста.

С другой стороны закон грозит карами за необоснованное ограничение доступа к документам, запрещает создание тайных архивов.

  1. Хронологические границы архивного фонда. Устройство, оборудование и помещения аптечной организации.
  2. Определение фондовой принадлежности документов организации заключается в отнесении их к фонду соответствующей организации. Согласно Основам законодательства, Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.
  3. Необходимо ознакомиться с основными категориями документов фондообразователя постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.
  4. Через тысячелетия их извлекают при раскопках и читают! Особенности планирования и размещения предметов в функциональных зонах рабочего пространства менеджера.

Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Сеть государственных хранилищ образуют все федеральные архивы, архивы субъектов Федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонда.

Учеными были выработаны научные принципы организации документов на уровне архивного фонда страны. Современными признаками организации документов Архивного фонда Российской Федерации являются: Организация документов по формам собственности: Документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации полежат хранению в государственных архивах, государственных библиотеках и музеях, учреждениях Российской Академии наук, других государственных хранилищах.

Документы, входящие в состав государственной части Архивного фонда субъекта Российской Федерации и являющиеся государственной организация документов в архиве организации курсовая субъекта Российской Федерации, а также федеральной собственностью, хранятся в архивах, государственных библиотеках и музеях субъекта Российской Федерации, а также в архивах соответствующих органов государственной власти и государственных организаций субъекта Российской Федерации.

Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками в архивы в государственную собственность, подлежат обязательному приему на постоянное хранение. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, остающиеся в частной или иной негосударственной собственности, могут поступать от их собственников в архивы на временное, в т.

Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации: Письменные и графические документы на бумажных носителях хранятся в общих и специализированных архивах и организуются по архивным фондам организаций и физических лиц, их образовавших, а также по архивным коллекциям.

Аудиовизуальные и организация документов в архиве организации курсовая электронные документы хранятся в специализированных архивах или в специализированных отделах общих архивов.

Организация документов по формам собственности Организация документов по формам собственности лежит в основе разделения всех документов Архивного фонда Российской Федерации на государственную и негосударственную части. Негосударственную часть составляют архивные фонды и организация документов в архиве организации курсовая документы, находящиеся в собственности: Организация документов по видам носителей, способам и технике закрепления информации Второй признак организации документов Архивного фонда РФ предполагает создание архивов кино- фото- фоно и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации — Российского государственного научно-технического архива и др.

Создание подобных архивов вызвано, во-первых, необходимостью особого режима хранения документов на специальных носителях пленочных, магнитных, оптическиха во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.

Первыми хранилищами специальной документации можно считать созданное в 1797 г. С появлением фотографии и кино стали откладываться комплексы аудиовизуальных документов, для хранения которых в 1926 г.

В настоящее время накопление значительного массива машиночитаемых документов на машинных и оптических носителях ставит перед архивистами проблему создания специальных центров для их хранения. Формы хранения документов Существует три формы хранения организация документов в архиве организации курсовая Постоянное хранение — вечное хранение архивных документов в архивах, библиотеках, музеях. Временное хранение — хранение документов учреждениями и организациями в создаваемых ими архивах в течение периода, установленного нормативными правовыми актами.

Организация документов и дел Архивного фонда

Временное хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения Федеральной архивной службы осуществляют ведомственные архивы органов государственной власти и управления государственных учреждений, организаций, предприятий, а также государственные отраслевые фонды. Муниципальные районные и организация документов в архиве организации курсовая архивы могут осуществлять временное хранение это архивы с переменным составом документов.

Обычно временное хранение осуществляется в интересах учреждений и ведомств, пока документы нужны для информационного обеспечения работы данной организации. Сроки передачи документов на постоянное хранение строго ограничены законом.

Депозитарное хранение — хранение документов в архиве, музее и библиотеке на условиях, определяемых соглашением — договором между собственником документов и архивом, музеем и библиотекой с сохранением за собственником права распоряжаться архивными документами.

Курсовая работа: Организация документов в пределах архивов

Сроки и условия временного и депозитарного хранения должны быть установлены специальным соглашением между Федеральной архивной службой и ведомствами. Таким образом, организация архивных фондов и архивных документов складывается из административно-правовых и научно-методических решений, технических операций.

Организация документов в архивах Распределением документов Архивного фонда российской Федерации по сети государственных и негосударственных архивов не завершается процесс их организации.

Он продолжается и в архивных учреждениях, где рассматривается как второй уровень организации документов. В России пофондовое хранение документов было введено Генеральным регламентом Петра I в 1720 г. Пофондовая классификация документов в пределах архива прочно вошла в практику отечественных архивистов и являлась на протяжении ХХ столетия основным принципом их организации.

Пересистематизация дел внутри фонда допускается в исключительных случаях, когда прежняя систематизация безвозвратно организация документов в архиве организации курсовая вследствие образования россыпи. Расформирование дел в государственном архиве, как бы не грамотно они не были сформированы в делопроизводстве учреждения, не допускается почти. Это обязывает работников службы делопроизводства и ведомственного архива особенно внимательно относиться к организации документов по фондам.

Архивным фондом называется совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между организация документов в архиве организации курсовая. Под совокупностью документов, исторически связанных между собой здесь подразумевается комплекс документов, естественным образом отложившийся в ходе повседневной деятельности организации.

При этом его сотрудники вовсе не ставили своей задачей создать архивный фонд — просто любая управленческая деятельность редко обходится без документирования. Таким образом, создание фонда — естественный и неизбежный результат организация документов в архиве организации курсовая организации.

Под совокупностью документов, имеющих логические связи, подразумевается комплекс документов, специально созданный архивистом, коллекционером или другим лицом. При этом документы могли отложиться в деятельности разных организаций.

Описание курсовой работы

На практике в архиве к логическому принципу классификации прибегают, когда документы находятся в жутком беспорядке и восстановить первоначальную структуру фонда невозможно, а привести в подобающий вид необходимо. Такой комплекс называется архивной коллекцией.

Фондообразователь — это юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образовался документальный фонд.

  • Один - ведомственному архиву, на трех остальных делается отметка о передачи документов;
  • Положение о архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, утверждается руководителем организации.

Вместе с тем самостоятельное структурное подразделение также может быть фондообразователем, если его документы образуют обособленный исторически значимый комплекс. Однако в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации представительства и филиалы учреждений и организаций не являются юридическими лицами и следовательно, не могут быть самостоятельными фондообразователями. В зависимости от фондообразователя и особенностей организации документов выделяют следующие разновидности архивного фонда: Архивным фондом организации называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности организация документов в архиве организации курсовая юридического лица.

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода. Объединенный архивный фонд, как правило, создается уже в архиве на основе нескольких фондов. Признаками организация документов в архиве организации курсовая объединенного архивного фонда могут служить однородность и преемственность деятельности учреждений, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов, различного происхождения и объединенных по одному или нескольким признакам см. Распределение документов по архивных фондам и архивным коллекциям называется фондированием. Фондирование состоит из определения уточнения фондовой принадлежности документов и организация документов в архиве организации курсовая границ архивных фондов. Сотрудники делопроизводственный сферы занимаются фондированием, формируют дела на основе номенклатуры дел, в процессе экспертизы ценности документов и при подготовке документов к сдаче в ведомственный архив.

В ведомственном архиве фондирование проводится в случае определения фондовой принадлежности и при передаче дел в государственный архив; образовании коллекций, объединенных архивных фондов и фондов личного происхождения; описании документов или переработке описей.

Перед тем как приступить к выполнению работ по фондированию, необходимо изучить историю фондообразователя. Ознакомиться с законодательными актами, ведомственными изданиями, источниками и литературой, отражающими историю фондообразователя, какие задачи и функции были возложены на. Определить масштаб деятельности фондообразователя, кому он подчинялся, какую имел структуру, уяснить функции учреждения в различные периоды его деятельности.

Важное значение имеет определение связей с другими учреждениями. Следует ознакомиться с основными категориями документов фондообразователя постановлениями, приказами, протоколами, планами, отчетами, штатными расписаниями и др.

  • Критерии экспертизы ценности и методики проведения;
  • Прием документов на временное хранение;
  • Старение и факторы разрушения документов.

В этих документах имеются основные сведения о времени возникновения фондообразователя, его компетенции, структуре и ее изменениях, функциях структурных частей.

VK
OK
MR
GP