Индивидуальные студенческие работы


Какие нужны документы для организации курсовая

Изначально появилась журнальная регистрация, сохранившаяся по сегодняшний день для отдельных специальных категорий документов, например журналы регистрации трудовых книжек. Потом, в конце XIX века, появились карточные системы регистрации упростившие поиск документов.

Работа состоит из двух глав: Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует.

Если полученный документ не зарегистрирован, какие нужны документы для организации курсовая за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. Из чего можно какие нужны документы для организации курсовая вывод, что регистрация преследует три цели: Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения использования в справочных целях независимо от способа получения.

Сам процесс регистрации — это снятие с документа показателей реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму журнал, картотеку, ПЭВМ для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации фирмы. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разработан службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов.

Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует подновлять. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в какие нужны документы для организации курсовая.

Документ регистрируется один раз независимо от того, сколько инстанций он пройдет в данной организации. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние — в день подписания, телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату.

Выбор места регистрации зависит от принятой в организации системы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная регистрация какие нужны документы для организации курсовая службе ДОУ, у секретаряв средних и крупных организациях - смешанная система, при которой важнейшие документы регистрируются в службе ДОУ, остальные в структурных подразделениях — в местах их создания или исполнения. Так, приказы по личному составу регистрируются в отделе кадров, бухгалтерская документация — в бухгалтерии, документы, адресованные в другие структурные подразделения или исходящие из них, - в этих структурных подразделениях.

Место регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.

  1. Как правило, такой регистрационный номер имеет большинство внутренних документов организации — приказы, протоколы заседаний коллегиальных органов организации, указания, распоряжения и др. Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов.
  2. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.
  3. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.
  4. Все внутренние организационно-распорядительные документы регистрируются журнальным способом, для каждого вида документа ведется свой отдельный журнал регистрации, нумерация на организационно-распорядительных документах ведется путем проставления следующего порядкового номера, так как в течение года каждый вид документа подшивается в специально для него созданное дело например, приказы по основной деятельности, указания, распоряжения, приказы по командированному персоналу и так далее. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования — процесса создания, исполнения и оформления документов.

В местах регистрации документы, как правило, регистрируются в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Так, в службе ДОУ отдельно регистрируются правительственные документы иногда даже создается специальное структурное подразделение — Бюро группа правительственной перепискиотдельно — постановления коллегии в секретариате коллегииприказы по основной деятельности, указания, распоряжения руководителей — в отделе учета и регистрации.

Первым в составе любого регистрационного номера указывается порядковый номер в пределах данной группы, исчисление которого начинается с начала делопроизводственного года. Порядковые номера возрастают в течение года. Как правило, делопроизводственный год совпадает с календарным.

Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в определенный период. Только порядковый номер документа в регистрационном номере присваивается документам, если они формируются в дела, в заголовках которых какие нужны документы для организации курсовая название вида документов, например: Как правило, такой регистрационный номер имеет большинство внутренних документов организации — приказы, протоколы заседаний коллегиальных органов организации, указания, распоряжения и др.

Нет необходимости к регистрационному номеру таких документов добавлять еще какую-либо информацию, указывающую их место составления или хранения, потому что они формируются в дело в определенном месте.

В том случае, когда при формировании документов в дела необходимо ориентироваться на содержание документа и другие дополнительные данные, регистрационный порядковый номер дополняется индексом дела по какие нужны документы для организации курсовая, который указывает место хранения документа, то есть подразделение и номер дела в этом подразделении.

Какие нужны документы для организации курсовая письма всегда содержат такой номер. На такие документы нет необходимости заполнять отдельную регистрационную форму, так как все сведения могут быть зафиксированы в регистрационной форме на документ-запрос. Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные.

Наиболее рационально применение буквенных обозначений при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации которых к порядковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя. Такие приказы всегда регистрируются в пределах своей группы в отделе кадров и там же формируются в дело, их поиск не представляет никаких трудностей.

  • Теперь хотелось бы поподробнее рассмотреть процесс регистрации, для каждого отдельно взятого вида документов, все преимущества и недостатки выбранных систем;
  • Предмет — особенности унификации и стандартизации управленческих документов;
  • Единая государственная система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.

Регистрационный номер может дополняться и другими данными для большей информативности, если в этом есть необходимость. На месте реквизита 12 — регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа; На месте реквизита 29 — регистрационный номер, фиксирующий факт какие нужны документы для организации курсовая документа.

При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации.

Такая система предполагает, что она используется всеми подразделениями организации. При этом составные части регистрационных номеров, последовательность их расположения должны быть постоянными.

  • Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования — процесса создания, исполнения и оформления документов;
  • Документ — средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека;
  • Этот вопрос становится особенно актуальным именно при переходе к хранению документов в электронной форме, так как возможности по хранению и оперативному поиску документов в электронной форме значительно превышают возможности хранения бумажных документов, а значит, документы в электронной форме могут использоваться для информационно-справочной работы в течение значительно большего времени;
  • Фонд стандартов, служащий базой для информационного обеспечения работ не только по стандартизации, но также и по сертификации, метрологии и управлению качеством, приобрел и межгосударственное значение для СНГ.

Способы регистрации документов Существует несколько форм регистрации: Например, при выдаче какие нужны документы для организации курсовая об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и какие нужны документы для организации курсовая рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов: Самый существенный недостаток журнальной формы — невозможность систематизации записей.

Приверженцы журналов находят выход из положения, заводя журналы с собственным графлением для регистрации. Слишком дробная система регистрации усложняет работу, поэтому ведение регистрационных журналов целесообразно только для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер пропуска, справки, диплома и т. С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования через прозрачный трафарет верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: Картотеки бывают двух видов: Справочные картотеки делятся на две части: Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию.

Карточки в ней какие нужны документы для организации курсовая систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики во второй части.

Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогичным образом целесообразно формировать и компьютерные базы данных. В зависимости от объема документов, принятой системы регистрации, организации контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека база данных или несколько самостоятельных картотек. Как правило, самостоятельные контрольно-справочные поисковые системы составляются по предложениям, заявлениям и жалобам, ведомственным нормативным актам: С внедрением компьютерной техники в офисе, все шире стали получать распространение автоматизированные системы регистрации документов, в дальнейшем развившиеся в полноценные системы автоматизации делопроизводства СЭД имеющие ряд преимуществ: Одним из важнейших результатов внедрения автоматизированных систем СЭД является кардинальное улучшение информационного обеспечения работы управленческого персонала.

  1. После регистрации, письму автоматически присваивается номер, и отправка тоже может осуществляться несколькими способами.
  2. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.
  3. Повышение эффективности управления производством неотделимо от совершенствования документационных процессов на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства.
  4. Исключение представляют учебные заведения, выборные органы, действующие в определенный период.
  5. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства ЕГСД , основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ. Наиболее рационально применение буквенных обозначений при ведении делопроизводства по обращениям граждан, при регистрации которых к порядковому номеру добавляют первую букву фамилии исполнителя.

Если любой сотрудник, прежде чем готовить новый документ, в любой момент может непосредственно на своем рабочем месте, сделав всего несколько щелчков мыши, получить информацию о ранее созданных, какие нужны документы для организации курсовая документах по данному вопросу, как находящихся в текущем делопроизводстве, так и за прошлые годы, это сразу существенно поднимает качество подготовки управленческих документов.

Кроме того, такая система позволяет избежать параллелизма в работе подразделений, исключить подготовку подразделениями департаментами, отделами согласованных, зачастую противоречащих друг другу документов. В этом поле проставляется номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ или к которому относится электронный документ.

Так как номенклатура дел содержит сроки хранения, то тем самым предварительно устанавливаются сроки хранения регистрируемых документов. В этом поле устанавливается взаимосвязь между карточками документов — входящий ответ на исходящий и т. Связь может быть установлена между целым рядом документов — например, входящее письмо, подготовленная на его основе докладная записка, приказ, план, отчет и т. Все эти документы по одному вопросу могут быть связаны между. При этом сами бумажные документы могут храниться в различных подразделениях, например планы и отчеты — в плановом отделе, приказы — в секретариате и так далее, а СЭД позволяет, найдя карточку одного документа, быстро найти и все карточки связанных документов, а если используется полнотекстовая СЭД с прикрепленными к карточке документами, то и оперативно ознакомиться и с самими документами.

Однако внедрение современных технологий в то же время влечет за собой и определенные изменения в технологиях работы с документами, сложившихся в традиционном делопроизводстве. Необходимо отметить, что сроки хранения, устанавливаемые нормативными документами, являются минимальными, то есть меньше хранить нельзя, но какие нужны документы для организации курсовая с учетом своих потребностей может хранить документы и дальше в течение любого необходимого ей срока.

Этот вопрос становится особенно актуальным именно при переходе к хранению документов в электронной форме, так как возможности по хранению и оперативному поиску документов в электронной форме значительно превышают возможности хранения бумажных документов, а значит, документы в электронной форме могут использоваться для информационно-справочной работы в течение значительно большего времени.

Традиционно при какие нужны документы для организации курсовая каждому какие нужны документы для организации курсовая присваивается регистрационный номер.

В бумажных системах регистрации сотрудник, регистрирующий документы при регистрации смотрит на регистрационный номер последнего документа и присваивает поступившему документу следующий порядковый номер, который вносится в карточку документа и проставляется от руки или нумератором на поступившем документе.

Курсовая работа: Унификация и стандартизация документов

В автоматизированной системе, настроенной на совместимость и преемственность с традиционными делопроизводственными технологиями, тот же номер присваивается компьютером и затем переносится на поступивший документ: Принцип присвоения регистрационного номера для исходящего или внутреннего документа такой же, только к валовому номеру исходящего документа может добавляться дополнительные буквенно-цифровые индексы, облегчающие в дальнейшем нахождение нужного документа по его номеру: Особенностью делопроизводства Северо-восточного производственного отделения является то, что в ней регистрация производится всеми тремя способами: Теперь хотелось бы поподробнее рассмотреть процесс регистрации, для каждого отдельно взятого вида документов, все преимущества и недостатки выбранных систем: Все внутренние организационно-распорядительные документы регистрируются журнальным способом, для каждого вида документа ведется свой отдельный журнал регистрации, нумерация на организационно-распорядительных документах ведется путем проставления следующего порядкового номера, так как в течение года каждый вид документа подшивается в специально для него созданное дело например, приказы по основной деятельности, указания, распоряжения, приказы по командированному персоналу и так далее.

После создания ОРД проходит обязательную процедуру согласования, подписания у руководителя какие нужны документы для организации курсовая и лишь после этого ему у секретаря присваивается регистрационный номер, основные сведения о документе заносятся в регистрационный журнал и первый экземпляр подшивается в.

В этом случае журнальная система приемлема ввиду сравнительного небольшого количества издаваемых организационно-распорядительных документов в деятельности организации в течение года, но если учитывать, то что в АСУДе теоретически можно не только регистрировать документ, но и проводить процедуры создания, правки, согласования, то конечно, используя систему электронного делопроизводства можно существенно сократить время от создания документа до его регистрации.

Исходящие документы регистрируются в системе электронного делопроизводства. Процесс регистрации выглядит следующим образом: После регистрации, письму автоматически присваивается номер, и отправка тоже может осуществляться несколькими способами: Рассматривая регистрацию исходящей корреспонденции можно сразу отметить несомненные плюсы системы электронного делопроизводства перед другими видами регистрации: Входящая документация поступает в СВПО несколькими способами, но какие нужны документы для организации курсовая от способа получения она проходит регистрацию в карточной системе автоматизированным способом в программе АСКИД автоматизированная система карточной идентификации документав карточку регистрации входят следующие сведения: Письмо передается на ознакомление руководителю, который, рассмотрев, накладывает на письмо свою резолюцию и возвращает его секретарю, который в свою очередь допечатывает резолюцию исполнителя в форму регистрационной карты и после чего уже распечатывает карточку: После исполнения резолюции, исполнитель сдает карточку секретарю, который делает отметку об исполнении в АСКИД, тем самым снимая карточку с контроля и заменяет незаполненную карточку в картотеке на карточку с пометкой какие нужны документы для организации курсовая исполнении.

Но в регистрации входящей корреспонденции в СВПО есть свои нюансы, а именно если письмо приходит от вышестоящего руководства по АСУД, то после нанесения директором резолюции на письмо, текст резолюции должен быть внесен в карточку в электронном виде данного входящего письма в АСУД с указанием исполнителя и после исполнения необходимо дополнительно снять с контроля данное письмо дополнительно еще в АСУД, В противном случае, по истечении времени исполнения придет уведомление об просрочивании даты исполнения.

Программа АСКИД позволяет делать анализ по исполнению резолюций, составлять список исполненных, неисполненных и просроченных писем.

  • Иногда к цифровым номерам добавляют буквенные;
  • Принцип присвоения регистрационного номера для исходящего или внутреннего документа такой же, только к валовому номеру исходящего документа может добавляться дополнительные буквенно-цифровые индексы, облегчающие в дальнейшем нахождение нужного документа по его номеру;
  • Рассматривая регистрацию исходящей корреспонденции можно сразу отметить несомненные плюсы системы электронного делопроизводства перед другими видами регистрации;
  • Важно при внедрении СЭД сразу произвести обучение персонала работе с данной системой объяснить все преимущества ведения автоматизированного делопроизводства и четко продумать методы работы, чтобы в процессе обработки корреспонденции не возникало путаницы;
  • Служебные письма всегда содержат такой номер;
  • Документ — средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

На мой взгляд, одной из самых существенных трудностей при работе с АСУД, является то, что в СВПО программа зарегистрирована только на одном рабочем месте, при возможности регистрации данной программы в каждом структурном подразделении организации, то есть изначально уже не могут использоваться такие функции АСУД, как создание, согласование, подписание и регистрация внутренних организационно-распорядительных документов в электронном виде, а следовательно руководители структурных подразделений, являясь инициаторами создания документа, вынуждены производить эти операции по старинке, что занимает лишнее время, делает введение данной программы в организации не до конца оправданным и соответственно регистрация документа в АСУД при подобном раскладе дел уже не оправдывает себя, гораздо разумнее в данном случае регистрация какие нужны документы для организации курсовая журнальной форме.

И, как следствие, у руководителей структурных подразделений нет возможности, при необходимости, сразу просмотреть в АСУД все созданные внутренние документы. Если с документом должны ознакомиться другие структурные подразделения, то документ размножается с использованием оргтехники и раздается какие нужны документы для организации курсовая бумажном виде, а ведь можно было бы производить функцию рассылки и с использованием СЭД, что существенно бы снизило затраты на материалы бумага, тонер и повысило бы эффективность ведь бумажный экземпляр зачастую можно и просто затерять, а в электронной форме документ можно просмотреть в любой удобный момент.

Проблема была решена следующим образом: Естественно, что данное разрешение проблемы не могло не какие нужны документы для организации курсовая недоумения у руководителей структурных подразделений СВПО, таким образом изначальный запрет на ведение переписки по электронной почте вроде бы был снят, но в то же время было принято решение о дополнительном дублировании письма, лицу, которое может быть даже не в курсе вопроса, по которому составляется письмо.

И конечно же, рассматривая регистрацию документов на примере организации, в которой происходит внедрение системы электронного делопроизводства я не могла не затронуть такой момент, как в принципе непонимание сотрудниками отличий какие нужны документы для организации курсовая от других систем регистрации.

Вторая особенность состоит в том, что при регистрации сканированная копия прикрепляется к регистрационному номеру и заменить потом этот документ другим правленым невозможно, а в работе очень часто возникают ситуации, когда уже после регистрации в документ начинают вносить изменения соответственно после каждого исправления необходимо регистрировать документ вновь. Но и самым главной сложностью при введении СЭД является то, что она ломает долгое время складывавшийся порядок в организации и людям привыкшим все операции проделывать с документами в бумажном виде, сложно сразу перейти к применению новых автоматизированных технологий.

VK
OK
MR
GP