Индивидуальные студенческие работы


Документооборот приём группировка порядок хранения документов курсовая

На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа.

  • В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование;
  • На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов;
  • Если переписка ведется с одним корреспондентом, дается его конкретное название и т;
  • В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование.

Карточки помещают в контрольную картотеку. Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки рубрики: Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, то есть каждому дню исполнения в пределах месяца соответствует определенная ее ячейка. Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

Комплектование архива и экспертиза ценности документов

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Существует два вида срока исполнения документа: Типовой срок исполнения документа документооборот приём группировка порядок хранения документов курсовая срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной документооборот приём группировка порядок хранения документов курсовая подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Системы управления документооборотом на основе web-технологий Наступила эпоха Internet. Стали необходимы системы, которые, во-первых, обеспечат совместное использование документов сотрудниками предприятий и взаимодействие между отделениями, во-вторых, предоставят возможность публикации документов на Web-узле и, в-третьих, поддержат электронную торговлю с бизнес-партнерами и заказчиками.

Компании, имеющие собственные интрасети на базе протокола IP, имеют возможность использовать их для дальнейшего развития систем управления и обработки электронных документов. Например, можно превратить все бумажные документы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса, обеспечив к ним доступ по интрасети всем сотрудникам фирмы, а по Internet - ее клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet интрасети и повысить эффективность работы с документами служащих компании.

Последние десять лет развития сетевых средств показали, что современные предприятия не могут обойтись без систем на базе web-технологий, так как именно они позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечив удаленный доступ к документам. Системы управления документами, используемые в настоящее время в корпоративных сетях, выполняют загрузку и обработку всего потока документов, циркулирующих в пределах предприятия, т.

Право на работу с документами определяется с помощью идентификатора пользователя и входного пароля, а возможность обработки информации обеспечивается программными средствами, которые позволяют редактировать документы, коллективно работать с ними, а также обмениваться ими по каналам электронной почты. До сих пор такие системы внедрялись достаточно медленно и не пользовались успехом у потребителей из-за того, что не могли предложить пользователям таких широких возможностей, которые заставили бы их изменить привычные методы ведения бизнеса.

С документооборот приём группировка порядок хранения документов курсовая таких систем служащие, работающие дома, могут мгновенно получить любые изменения, внесенные руководством в документы компании, подключившись к корпоративному серверу посредством модема или сетевой карты документооборот приём группировка порядок хранения документов курсовая браузера и найдя необходимый отчет в библиотеке базы данных.

Заказчики получают возможность обратиться к Web-узлу предприятия и, щелкнув мышью по пиктограмме, соответствующей средствам обслуживания клиентов, автоматически подключиться к библиотеке базы данных, чтобы проверить, отправлены ли заказанные изделия. В прежних, традиционных системах управления документами на пользовательском компьютере требовалось установить клиентскую часть этого приложения, что ограничивало возможности использования данного продукта.

Кроме того, для каждого пользователя, принимающего участие в коллективной работе с документами, компания должна была приобрести у поставщика лицензию, что приводило к значительным материальным затратам.

Системы управления документами на базе Web не требуют расходов на клиентское программное, позволяя экономить значительные средства. Наиболее привлекательная сторона систем управления документами на базе Web - экономия средств.

Сколько стоит написать твою работу?

В конечном счете Web-системы управления документами могут также выполнять функции автоматизации деловых процедур, осуществляя не только разделение документов на категории и взаимодействие с библиотеками баз данных, но и маршрутизацию документов.

Еще одна функция будущих систем управления документами заключается в предоставлении доступа к корпоративным информационным библиотекам как сотрудникам предприятий, так и компаниям-партнерам, которые документооборот приём группировка порядок хранения документов курсовая получить спецификации на продукцию, графики документооборот приём группировка порядок хранения документов курсовая изделий и другую информацию, не представляющую коммерческой тайны.

Поскольку документы становятся все более разнообразными и ориентированными на Internet, пользователям потребуются средства, которые способны манипулировать как текстами, так изображениями, видеоинформацией и звуком.

Internet выполняет две функции - во-первых, служит проводящей средой для обмена информацией между организациями, работающими в области стандартизации, и, во-вторых, выступает в роли среды для быстрой разработки приложений.

Интрасеть доступна лишь структурным подразделениям организации, внешние пользователи имеют доступ только на Web-узел. Наиболее сложной является проблема защиты информации. Если речь идет об одностороннем доступе к информации, обеспечить надежную защиту легко: Такой вид доступа означает, что компания позволяет посторонним лицам получить определенную внутреннюю информацию без регистрации в корпоративной сети и без получения каких-либо прав на управление данными.

Это значительно снижает опасность внесения несанкционированных изменений в ответственную информацию. В этом случае пользователь с помощью Web-браузера может только ознакомиться с данными, размещенными на Web-сервере, который установлен между ним и внутренней сетью корпорации. Когда система управления документами применяется для двустороннего доступа к информации, а именно этот способ совместного использования документов особенно привлекает предприятия, проблема защиты осложняется.

  • Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководителя;
  • Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении;
  • Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления;
  • Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа;
  • И, наконец, документооборот является неуправляемым, так как в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме.

Теперь для обеспечения безопасности корпоративной документооборот приём группировка порядок хранения документов курсовая данных требуются специальные программы, регламентирующее права доступа. Кроме того, на клиентском компьютере должно быть установлено специальное приложение, поддерживающее связь с сервером предприятия и позволяющее ему регистрировать документы, к которым обращается пользователь, изменения, вносимые последним.

В настоящее время большинство систем, предназначенных для управления документами в системе Web, включают развитое серверное программное обеспечение и небольшую клиентскую часть, рассчитанную на так называемого "слабого" клиента, т.

  • Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов, а также, в необходимых случаях, приглашается специалист;
  • Хранение дел Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа;
  • Заключение В заключении хотелось бы отметить, что все цели и задачи, поставленные в данном реферате, были успешно выполнены, а именно была рассмотрена сущность документооборота, определен масштаб документооборота, изучен документопоток и его сущность.

Эти системы не позволяют полностью контролировать доступ пользователей к информации. Хотя проблемы с защитой данных пока не решены, Web-приложения для работы с документами могут получить широкое распространение не через 5-10 лет, а гораздо раньше. Система управления документами на базе Web - универсальный инструмент для большинства предприятий, так как в ней используется единый интерфейс Web-броузеробеспечивающий связь между различными платформами.

Конечно, данная технология нуждается в дополнительных средствах защиты, однако преимущества универсального доступа к информации перевешивают этот недостаток. В то же время быстрый технический прогресс позволяет надеяться, что надежные средства защиты для систем управления документами на базе Web появятся довольно.

Традиционным средством защиты информации в интрасети служит брандмауэр, расположенный между интрасетью и Internet. Для проверки прав пользователей применяются идентификационные карточки с кодированием, а также идентификаторы и пароли. Пересылать документооборот приём группировка порядок хранения документов курсовая через брандмауэр на внешние Web-узлы разрешено ограниченному кругу служащих корпорации.

Все эти меры плюс средства защиты серверов и полный запрет на доступ к сети из внешних Web-узлов создают условия для безопасной и удобной работы персонала. Стратегически важные данные можно хранить на мэйнфрейме, не подключенном к интрасети и Internet. Начинать внедрение следует с наиболее простого варианта системы - проверить ее в интрасети компании, и только после этого организовывать внешние связи через Web-сервер.

В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов: Системы управления документами, точнее - с файлами документов на машинных носителях. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов.

По сути, системы управления документами являются системами управления базами данных для неструктурированной информации. Системы, основанные на архитектуре "клиент-сервер", состоят из 4 основных элементов: Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных.

Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных. Примером такой системы являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов.

Это почтовые системы, обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для документооборот приём группировка порядок хранения документов курсовая с ними других пользователей компьютерной сети. Они могут быть более или менее мощными: Групповая работа над документами. Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами.

При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий. Эти системы автоматизируют сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом инструментом этой деятельности. Организация работы с документами - ключевая технология управления в любом учреждении: Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами.

Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок документооборота.

В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до документооборот приём группировка порядок хранения документов курсовая исполнения, отправки или сдачи в.

Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени.

Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители. В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть.

Если компьютерная сеть охватывает хотя бы все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых - официальных документов, но не технологию их подготовки: Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии - от текстовых процессоров до систем коллективной работы.

Когда же мы говорим о нормативном документообороте, то следует учесть ряд наиболее характерных особенностей. Это очень четко очерченная и весьма специфическая предметная область. К объектам системы управления документооборотом относятся структуры данных, над которыми производятся операции. К ним относятся картотеки, регистрационно-контрольные карточки, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную документооборот приём группировка порядок хранения документов курсовая заносятся реквизиты документа, характеризующие собственно документ и состояние его обработки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………………..25

Предусматривается возможность иерархических двунаправленных гипертекстовых связей между документами. Картотеки - это виртуальное подмножество документов. Собственно документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами. Для контроля исполнения документов используются контрольные карточки, которые могут создаваться для всего контролируемого документа или для его разделов.

Папки документов предназначены для группирования регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому и т. Информационная модель предусматривает также возможность взаимосвязанного функционирования нескольких систем автоматизации документооборота.

В этом случае обмен документами между системами осуществляется посредством любой системы электронной почты. В случае, если документ необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере. Второй документооборот приём группировка порядок хранения документов курсовая применим в случае, если лица, которым может понадобиться документ, заранее неизвестны.

VK
OK
MR
GP