Индивидуальные студенческие работы


Контрольная формирование дел и текущее хранение дел

В этом случае в кратком заголовке следует писать: Номенклатура состоит из разделов. Наименование раздела зависит от того, какой принцип взят за основу построения номенклатуры дел. Если в организации есть структурные подразделения, номенклатура строится по структурному принципу. В этом случае названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений.

В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой организации штатному расписанию. Если структурных подразделений нет, номенклатура дел строится контрольная формирование дел и текущее хранение дел функциональному или контрольная формирование дел и текущее хранение дел принципу, когда разделами будут служить основные направления деятельности организации, обозначенные в ее Уставе. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации.

Периодические издания в номенклатуру дел не включаются. Наименования дел в номенклатуре располагаются в определенной последовательности — по степени важности группируемых документов и вопросов. Номенклатура дел должна охватывать весь объем документов, создающихся в деятельности организации. Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы. Каждый раздел включает пять граф: Индекс дела пишется в 1-ой графе номенклатуры дел.

Заголовок содержит указание на род заводимого дела дело, документы, переписка или название вида документа приказы, акты и др. В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение шифр: Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

Текущее хранение дел

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые контрольная формирование дел и текущее хранение дел быть в деле. Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома частиуточняющие содержание заголовка дела [9]. Порядок расположения контрольная формирование дел и текущее хранение дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, а также их взаимосвязью.

Заголовки дел следует располагать в следующей последовательности: Заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Сначала идут заголовки дел, содержащие распорядительные документы вышестоящих органов, а затем распорядительные документы руководства организации. Заголовки дел плановой документации.

Курсовая работа - Формирование и хранение дел в делопроизводстве

Заголовки дел отчетной документации. Заголовки дел, заведенных по корреспондентскому или географическому признакам, вносят в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий. В одно дело нельзя поместить более 250 лисов, а толщина дела не должна превышать 4 см.

Если число листов больше, дело делят на тома или части. Так как количество листов, помещенных в дело, становится известным только в конце года, третья графа заполняется по окончании текущего контрольная формирование дел и текущее хранение дел. Сроки хранения документов зависят от их научной и практической ценности.

Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно. Документы, хранящиеся до 10 лет и свыше 10 лет, имеют конкретные сроки хранения: Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения. Помимо этого сроки хранения могут уточняться в процессе экспертизы ценности документа. Перечни документов, используемые для проставления сроков хранения, бывают: Типовыми Ведомственными Типовые перечни составляются для определения сроков хранения документации, характерной для подавляющего большинства организаций Российской Федерации.

Они бывают следующих видов: Перечень является обязательным для применения, так как носит нормативный и универсальный характер, поскольку может использоваться организациями, различными по статусу, организационно-правовой форме и форме собственности.

Уменьшать срок хранения, установленный данным Перечнем, в номенклатуре дел запрещается. Повышать срок хранения разрешается, если необходимость в этом обусловлена специфическими особенностями деятельности организации.

Сроки хранения документов — постоянные или временные один, три, пять, десять, 15 лет и т. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, то есть больший. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела.

Она означает, контрольная формирование дел и текущее хранение дел документы этого дела имеют только практическое значение.

Сроки их хранения определяются самой организацией, но этот срок не может быть менее года. В течение года номенклатура может быть дополнена новыми делами, если увеличился круг управленческих задач, решаемых организацией.

Для этого в конце каждого раздела номенклатуры необходимо включать несколько резервных номеров. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел Приложение 2. В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно.

Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления. Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел контрольная формирование дел и текущее хранение дел на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения Приложении 3 должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй — в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения.

Этот экземпляр контрольная формирование дел и текущее хранение дел в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа. Документ должен быть подшит в дело в течении 10 дней после сдачи его исполнителем.

Контроль сроков и правильности оформления дел обеспечивает служба ДОУ организации. Формирование начинается с начала календарного года, контрольная формирование дел и текущее хранение дел на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации. Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами.

Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: Они могут варьироваться и комбинироваться. Чаще других используется вопросный вопросно-логический принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса.

Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях". Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов: Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность контрольная формирование дел и текущее хранение дел оформления: Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются.

Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т. Кроме того, отдельные категории дел имеют свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение всего периода работы лица в организации; дела выборных органов их постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам; документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами.

Если приложения имеют большой объем, из них формируют самостоятельное. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года. Правильная группировка документов в дела их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению использованию.

В зависимости от сроков хранения завершенные контрольная формирование дел и текущее хранение дел подлежат полному или частичному оформлению.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного свыше 10 лет хранения и дела по личному составу. Полное оформление дел предусматривает: Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

  1. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. Для организации и проведения экспертизы по определению сроков хранения документов, либо к уничтожению создается экспертная комиссия.
  2. Срок хранения документов определяет предприятие, исходя из практической ценности документации, при этом он не может быть меньше одного года в архив передаются следующие документы.
  3. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях".

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела Приложение 5. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов чертежи, фотографии, рисунки и так далее. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указываются дата составления, должность и фамилия составителя, который затем ставит свою подпись.

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Частой ошибкой бывает, когда количество листов в деле указывается по номеру на последнем листе.

VK
OK
MR
GP