Индивидуальные студенческие работы


Систематизация и хранение документов (дипломная работа)

Тема данной курсовой работы систематизация и обеспечение сохранности документной информации. Под систематизацией понимается приведение в систему, то есть к определенному порядку в расположении. Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера — сохранены, так как информация, содержащаяся в исполненных документах необходима для дальнейшей работы организации.

Систематизация документов и их хранение

Именно поэтому систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации — одна из важнейших задач в документационном обеспечении систематизация и хранение документов (дипломная работа). Систематизация и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым документам, а также оградить их от несанкционированной утечки информации.

Работа состоит из двух частей: Первая часть состоит из следующих разделов: Определение ценности документов и документной информации, в котором рассматривается порядок создания и работы экспертной комиссии и критерии оценки важности документной информации.

Этот раздел помещен первым, так как хранение информации из хаотичного становится системным только в результате оценки экспертизы скапливающихся документов. Общие требования к систематизации документов и формированию дел.

Систематизация и хранение документов

Раздел посвящен непосредственно процессу систематизации, начиная с такого важного этапа как создание и ведение номенклатуры дел и заканчивая оформлением обложки дела. Установление сроков хранения документов. Здесь рассматривается Перечень типовых управленческих документов, на основе которого проставляются сроки хранения документов.

Организация хранения документации в организации

В последнем разделе описывается порядок размещения документов в хранилищах, условия их хранения, порядок проверки наличия и физического состояния документов, а также порядок составления актов об уничтожении документов, срок хранения которых истек. Цель курсовой работы — проследить и рассмотреть путь документа от момента определения его в дело до размещения этого дела в архивном хранилище и, в случае потери ценности, уничтожения.

  1. Акт рассматривается и рекомендуется к утверждению на заседании экспертной комиссии организации и затем утверждается экспертной комиссией соответствующего формирования архивной службы и руководителем организации, после чего дела, включенные в акт, подлежат уничтожению.
  2. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. При этом следует руководствоваться правилом.
  3. Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив организации-создателя и получателя документной информации.
  4. Акт рассматривается и рекомендуется к утверждению на заседании экспертной комиссии организации и затем утверждается экспертной комиссией соответствующего формирования архивной службы и руководителем организации, после чего дела, включенные в акт, подлежат уничтожению.

Тема актуальна в настоящее время в связи с тем, что без систематизированного хранения документов будет затруднена дальнейшая работа организации. Кроме того, качественно проведенная систематизация позволяет ускорить процесс поиска необходимой информации, что не мало важно на сегодняшний день, а правильно организованный процесс хранения позволит сохранить документы, имеющие историческое, научное, политическое, социальное, экономическое и культурное значение для Российской Федерации.

Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевозможных средств доставки, различна. Некоторые документы необходимы только для оперативной работы в систематизация и хранение документов (дипломная работа) ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность.

Систематизация и хранение документов архива

Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей организации, но в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание. Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и т. Они занимают много места и содержат много типовой, дублирующей информации. Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.

Четвертые содержат нормативно-методическую базу имеют большое управленческое и справочное значение. Их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть или даже что-то позаимствовать. Пятые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда РФ.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность определения ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев. Систематизация и хранение документов (дипломная работа) комиссии организаций В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, систематизация и хранение документов (дипломная работа) также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии ЭК.

В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия ЦЭК. ЭК действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей ЭК. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК, Федеральной архивной службой России Росархивом в 1995 г.

  1. Экспертизу ценности документов немыслимо проводить только по заголовкам дел что, к сожалению, не редкость на практике , так как в течение года при формировании дел могут быть допущены ошибки различного характера. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.
  2. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, что вызывается спецификой данной документации приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела, дела на авторские свидетельства и т. Документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, то есть они выступают в роли памяти учреждения.
  3. Оформление обложки, составление описи и номенклатуры дел.

ЭК создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения — состав и содержание всей совокупности документов.

В состав ЭК следует включать: Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем ЭК — секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания проводятся по мере надобности, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Экспертная комиссия — это совещательный орган, ее решения вступают в систематизация и хранение документов (дипломная работа) после утверждения руководителем организации, так как, согласно законодательству, он несет ответственность за сохранность документов.

Объектами рассмотрения ЭК прежде всего являются: Протоколы ЭК о согласовании одобрении номенклатуры дел, описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об увеличении типовых сроков хранения документов, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими Перечнями, акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях утверждаются руководителем только после их согласования с соответствующим органом Федерального архивного агентства.

Критерии оценки информационного содержания документов Экспертиза осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Критериями оценки происхождения являются роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики, социальной жизни общества; значимость ее его деятельности, время и место образования документов. Критериями оценки содержания можно назвать значимость события, явления, предмета и фактов, отраженных в документах, значение зафиксированной в документах информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность конкретного документа.

К критериям оценки систематизация и хранение документов (дипломная работа) особенностей документа относятся: Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки:

Систематизация и хранение документов в организации

VK
OK
MR
GP