Индивидуальные студенческие работы


Дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов

Дела выдаются из хранилищ: Дела, содержащие ветхие документы, особо ценные документы, для использования из хранилищ не выдаются, вместо них выдаются копии.

Обеспечение сохранности документов при основных видах архивных работ

Выдача дел из хранилищ и приём их обратно производятся хранителем фондов. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок: Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки. Выдача дел из хранилищ оформляется соответствующими документами и регистрируется в особых книгах. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища.

Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник читального зала. Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов архива на основе решения экспертно-методической комиссии.

На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает: Сверка архивного шифра архивных документов с описью книгой учета и описания дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения.

При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки.

При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром. В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов.

Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя.

Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива. При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.

Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань.

Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах.

  • Проверка наличия и состояния дел считается завершённой после внесения изменений в учётные документы проверяющегося фонда;
  • Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива;
  • Достоинство - временные затраты значительно меньше, чем при сплошной выборке;
  • Форма акта проверки наличия и состояния дел Утверждаю;
  • По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.

Для перемещения архивных документов внутри архива используются передвижные тележки и другие средства транспортировки. Внутригородские перевозки архивных документов производятся в закрытых автомашинах при обязательном сопровождении работника архива.

Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта. Цель проверки наличия и состояния дел в архивах — установить соответствие фактического наличия дел описательным статьям итоговым записям в описях; выявить повреждённые дела, содержащие документы с затухающими текстами, требующие реставрации, переплёта, дезинфекции, переворота на другую сторону и тому подобное.

Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно внеочередные. В государственном архиве, музее, дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится [2]: Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии или другого совещательного органа архива в зависимости от дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет в государственной библиотеке - один раз в 15 лет.

В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, за время дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех фондов архива либо отдельных комплексов материалов.

Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в количестве не менее 2 человек. До начала работы устанавливается полнота учётных документов по проверяемому фонду, учётные документы тщательно выверяются, то есть устанавливается, правильно ли отражены в итоговых записях фактически числящиеся по описи номера дел.

Проверка проводится путём сверки фактического наличия дел с описью. При этом сверяется номер дела, индекс дела, заголовок, крайние даты документов дела, количество листов, указанных в описи, с описанием дела на его обложке. Физическое состояние определяется путём визуального осмотра дела. Все обнаруженные в ходе проверки недостатки отсутствие дел, технические ошибки в подсчёте, ошибки в описании, физические повреждения вносятся в лист проверки наличия и состояния дел.

Дипломная работа

Лист проверки заполняется непосредственно в ходе проверки на каждую опись отдельно, листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.

При проверке наличия и состояния дел необходимо: Дела, не внесённые в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтённых дел в ходе проверки запрещается. На основании итоговых записей в листах листе проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором указывается номер, название и категория фонда, дата проверки, а также суммарные данные по итогам проверки: В акте указывается также количестве дел, требующих подшивки, дезинфекции и дезинсекции, реставрации, восстановления запущенных текстов см.

Одновременно с актом проверки могут составляться в случае необходимости справки о технических ошибках при подсчётах, акты обнаружения дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов дел, акты о неисправимом повреждении дел и др.

Если в ходе проверки не было выявлено нарушений в условиях хранения документов фонда, то материалы проверки подшиваются дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов дело фонда, а данные о делах, требующих проведения дезинфекции, переплёта, реставрации, передаются в лабораторию микрофотокопирования и реставрации документов.

  • Содержание 1 Теоретические основы обеспечения сохранности документов в архиве…;;
  • Именно этим определяется актуальность исследования;
  • Creation since recent time in MAU "Komsomolsk-on-Amur City Archive" of insurance fund and fund of using is development prospect in the organization of ensuring safety of archival documents;
  • При проверке наличия и состояния дел необходимо;
  • Организация контроля за исполнением документов.

Возможны случаи, когда в ходе проверки наличия выявляется отсутствие дел. Это свидетельствует о нарушениях сохранности документов и требует принятия неотложных мер. В этом случае архив должен начать работу по розыску дел в течение одного года с момента завершения проверки.

В ходе розыска необходимо[8]: На дела, найденные в ходе розыска, составляется справка, которая подписывается руководителем архива. В справке обязательно указывается место дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов дел, числящихся необнаруженными были выданы во временное пользование без составления соответствующего документа, найдены в организации, объединены с другими делами и т.

Найденные дела подкладываются на место. В карточке учета необнаруженных дел делается запись "найдено" с указанием даты и номера справки.

Обеспечение сохранности архивных документов

Карточка изымается из картотеки необнаруженных дел, переставляется за картотеку и хранится до минования надобности. На дела, отсутствие которых является обоснованным, составляется справка о результатах розыска со ссылкой на документы, подтверждающие причины их отсутствия переданы на постоянное хранение, выделены к уничтожению, но не были своевременно сняты с учета и т. На отсутствующие документы, пути розыска которых исчерпаны, составляются акт о не обнаружении дел и подробная справка о проведении работ по розыску.

Проверка наличия и состояния дел считается завершённой после внесения изменений в учётные документы проверяющегося фонда. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов архивохранилищах Центр хранения страхового фонда находится в г.

Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов интенсивности обращения к. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации. Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения.

Страховому копированию подлежат все дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов в единицу хранения архивные документы. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством архива при полной невозможности копировать переплетенное.

По окончании работы дело переплетается лабораторией или организацией - изготовителем страховых копий заново.

  • Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 28;
  • Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться;
  • Все обнаруженные в ходе проверки недостатки отсутствие дел, технические ошибки в подсчёте, ошибки в описании, физические повреждения вносятся в лист проверки наличия и состояния дел;
  • Передача документов внутри организации.

Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами. Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа микрофильм или микрофиша 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов соответствующего типа методом контактной печати.

  1. Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.
  2. Порядок выдачи дел из архивов. Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов далее - фонд пользования создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ рассекречивание архивных документов, организация их использования.
  3. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.
  4. Размещение документов в хранилище, топографирование. Примеры формирования архивных коллекций.
  5. Анализ основных требований к хранению документов в организации. Понятие проверки физического и биологического состояния, реставрация, консервация, дезинфекция документов.

Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи. Страховой копией видеодокумента дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте.

Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов далее - фонд пользования создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ рассекречивание архивных документов, организация их использования.

Фонд пользования, изготовленный одновременно со страховым фондом, создается в обязательном комплекте, включающем: Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. Допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм в форматах Betacam и VHS; для фонодокументов - одну копию на магнитной ленте; для видеодокументов - одну копию в формате VHS.

Включение в фонд пользования копий архивных документов, в том числе на электронных носителях, созданных в процессе других работ, осуществляется архивом самостоятельно. В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов.

Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов. В идеальных условиях организация работ по проверке физического состояния и выявлению поврежденных документов должна быть подчинена задаче последовательного, рассчитанного на перспективу формирования банка данных о физическом состоянии документов. В основе экспертизы физического состояния также лежит дифференцированный подход.

Приоритетными могут являться следующие фонды: Проверка физического состояния документов всегда проводится путем полистного просмотра дел.

Это трудоемкая работа, которую нужно планировать на годы вперед, контролировать и анализировать ее ход, обеспечивать обязательное обучение сотрудников экспертов и преемственность в их работе. Проводить оценку физического состояния крупных массивов документов можно тремя способами: Достоинство метода - дает полную информацию о состоянии всех документов фонда. Недостаток - большие временные затраты; 2 выборочный способ, когда из всего объема массива выбирают лишь небольшую часть случайная малая выборка и по ней судят о дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов всего массива фонда.

Достоинство - временные затраты значительно меньше, чем при сплошной выборке. Недостаток - дает усредненную информацию о состоянии всего массива без конкретной оценки состояния документов, не попавших в выборку; 3 попутное выявление документов с дефектами бумаги и текста всеми сотрудниками архива в ходе выполнения ими служебных обязанностей если их обязанности связаны с полистными просмотром дел. В таком случае предпочтительнее кодирование физического состояния документов сотрудниками одного отдела - отдела обеспечения сохранности документов.

Достоинство - наименьшие временные затраты. Недостаток - результаты попутного выявления документов с дефектами в многочисленных фондах не дает возможности сделать выводы о физическом состоянии каждого отдельного архивного фонда, свести результаты в статистические таблицы. Физическое состояние документов оценивают по отсутствию или наличию типовых дефектов бумаги или текстов.

Наличие и дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов дефекта бумаги и текста определяется визуально при полистном просмотре каждого отдельного документа. При оценке текста обращают внимание на способ его дипломная работа по обеспечению сохранности архивных документов, цвет текста, на локальный или общий по всему листу характер повреждения. Проверка и оценка физического состояния документов связана с выявлением качественных признаков степень угасания, цвет, способ написания текста, прочность бумаги и т.

Это определяет некоторую субъективность оценок эксперта. Поэтому особую важность приобретает подготовленность эксперта. Он должен отработать технику экспертизы на моделях.

VK
OK
MR
GP