Индивидуальные студенческие работы


Дипломная работа на тему организация документооборота в организации

Документы, нерегистрируемые службой ДОУ Вывод: Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения использования ранее созданных документов.

Организация документооборота на примере конкретного предприятия

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с дипломная работа на тему организация документооборота в организации должно происходить движение документов. Документооборот является важной составной частью делопроизводства информационного обеспечения управления. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения.

В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации в него могут входить и организационно-распорядительные документы.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актамипредписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во дипломная работа на тему организация документооборота в организации документе.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов например запросы в другие организации.

Организация документооборота на предприятии

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. К внутренним дипломная работа на тему организация документооборота в организации относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы.

Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка докладные, объяснительная запискаличного состава и т. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. Регистрируемые документы делятся на два потока: Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса; 2.

Документы в адрес структурных подразделений. Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения.

Организация документооборота на примере конкретного предприятия

При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию. Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ.

Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два дипломная работа на тему организация документооборота в организации Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации учреждения или непосредственно исполнителям.

При наличии в учреждении подразделения дипломная работа на тему организация документооборота в организации рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно дипломная работа на тему организация документооборота в организации резолюции, наложенной в документе или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций учрежденийтак и внутри организации Приложение 2 В соответствии с ГОСТ Р 6.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ. При этом условии движение документов их исполнение станут более оперативными.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам.

После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления. Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса телефонограммы подшиваются в. Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов. Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Учет объема документооборота организуется для установления: При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения.

Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность.

Каждый документ должен регистрироваться только один. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в дипломная работа на тему организация документооборота в организации подписания.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения использования в справочных целях. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения составления и хранения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации. Индекс входящего, исходящего и дипломная работа на тему организация документооборота в организации документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов.

Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

VK
OK
MR
GP